Organizar un catering de empresa en Madrid parece sencillo hasta que llega el primer email: cuántos somos, a qué hora, dónde lo montamos, quién sirve, qué hacemos con los tres compañeros celíacos y con la persona que no come carne. La comida es solo una parte; el resto es logística y anticipación.
En CCSS llevamos desde 2012 sirviendo desayunos, coffee breaks, cócteles y comidas de trabajo en oficinas, coworkings y espacios de eventos de Madrid. Esta guía recoge lo que preguntamos siempre antes de preparar un presupuesto, para que llegues a esa conversación con las decisiones ya tomadas y el servicio salga redondo.
1. Antes del menú, define el tipo de evento
El error más común es empezar por la comida. El menú es una consecuencia, no un punto de partida: no se organiza igual una pausa de 20 minutos en mitad de una formación que un cóctel de presentación con clientes. Antes de nada, responde a tres preguntas:
- ¿Qué pasa antes y después? Si el catering interrumpe una jornada de trabajo, tiene que ser rápido, de pie y sin cubiertos. Si es el cierre del día, puede alargarse y sentar a la gente.
- ¿Quién viene? No es lo mismo un equipo interno que clientes, prensa o un tribunal de premios. Cambia la presentación, el montaje y el nivel de servicio.
- ¿Qué quieres que pase? Que la gente se mezcle pide formatos de pie y bocados de una sola pieza. Que se hable en profundidad pide mesas y menos rotación.
2. Los cinco formatos más habituales en un catering de empresa
Casi todos los eventos corporativos que servimos encajan en uno de estos cinco formatos. Identificar el tuyo acorta muchísimo la conversación:
| Formato | Cuándo encaja | Duración típica |
|---|---|---|
| Desayuno de empresa | Arranque de jornada, reuniones a primera hora, bienvenida a un equipo | 30-60 minutos |
| Coffee break | Pausa dentro de una formación, congreso o reunión larga | 15-30 minutos |
| Comida de trabajo | Jornadas completas, comités, visitas de clientes o de central | 60-90 minutos |
| Cóctel corporativo | Presentaciones, inauguraciones, entrega de premios, aniversarios | 90-120 minutos |
| Casual Friday / evento de equipo | Cierre de trimestre, celebración interna, team building | Variable |
El coffee break es el más pedido y el que peor se calcula: al ser corto, todo el mundo se sirve a la vez. Ahí la clave no es la cantidad de comida, sino tener suficientes puntos de servicio para que no se forme cola.
3. Cuántos comensales y cuánta comida
Da siempre el número real de personas convocadas, no el de las que crees que vendrán. Es más fácil ajustar a la baja unos días antes que improvisar el mismo día. Como referencia orientativa, que después afinamos en cada propuesta:
- Coffee break: bocados pequeños, dulces y salados, pensados para comer de pie y con una sola mano.
- Cóctel que sustituye a una comida: necesita bastante más variedad y volumen que un cóctel de bienvenida. Si tu evento empieza a las 13:30 y la gente no va a comer después, avísanos: cambia por completo la propuesta.
- Comida de trabajo: si hay reunión después, conviene un menú ligero. Una comida copiosa a mitad de jornada se paga en la sesión de la tarde.
Un detalle que casi nadie tiene en cuenta: en eventos de mañana suele haber más consumo por persona que en los de tarde, y en los de pie más que en los sentados. Si dudas, dilo en el email y lo calculamos contigo.
4. El espacio manda más de lo que crees
Servimos en oficinas, salas de reuniones, coworkings, centros de convenciones y sedes de empresa, y cada espacio impone sus reglas. Antes de cerrar el menú conviene comprobar:
- Acceso y horario de carga: si el edificio tiene muelle, ascensor de servicio o restricciones de acceso, hay que saberlo. Un montaje sin ascensor cambia los tiempos.
- Superficie de apoyo: ¿hay mesas disponibles o llevamos mobiliario? Un buffet necesita metros lineales, no solo una esquina.
- Electricidad y agua: imprescindible si hay elaboraciones en caliente o servicio de café.
- Normas del edificio: algunos coworkings y centros de negocio no permiten cocinar en la sala ni servir alcohol. Mejor saberlo antes.
- Recogida: a qué hora hay que dejar la sala libre y quién se queda hasta el final.
5. Dietas, alergias e intolerancias: dilo en el primer email
Esta es la parte que más nos importa y la que más tarde suele llegar. En cualquier grupo de cierto tamaño va a haber personas veganas, vegetarianas, celíacas o con alergias, y resolverlo en el diseño del menú es fácil; resolverlo la víspera, no.
Trabajamos con plan APPCC, control de temperaturas, etiquetado y seguimiento de alérgenos, y todas nuestras líneas incluyen opciones veganas, vegetarianas y sin gluten. Lo que necesitamos de ti es el dato concreto: cuántas personas y con qué necesidad. Con eso preparamos raciones identificadas, separadas del resto y con su etiqueta, para que nadie tenga que preguntar qué lleva cada bandeja.
6. Qué debe incluir el presupuesto (y qué suele faltar)
Comparar presupuestos de catering solo por el precio por persona lleva a sorpresas. Comprueba que en el papel aparece todo esto:
- Menú detallado, con las opciones para dietas especiales especificadas.
- Menaje y mobiliario: vajilla, cristalería, mantelería y mesas, si hacen falta.
- Personal: cocinero y camareros, con las horas incluidas y qué pasa si el evento se alarga.
- Montaje, desmontaje y transporte, con las horas de entrada y salida.
- Impuestos y condiciones de facturación y pago.
- Plazo para confirmar el número final de comensales.
En eventos de empresa la facturación importa tanto como el menú: pide desde el principio que el presupuesto refleje los datos fiscales correctos, el número de pedido interno si tu compañía lo usa y el desglose que necesite tu departamento de administración.
7. Con cuánta antelación conviene reservar
Cuanto antes, mejor, y no por una cuestión comercial: la antelación es lo que permite ajustar el menú a tu evento en lugar de servirte un catálogo cerrado. Hay dos momentos del año en los que la agenda se llena muy rápido en Madrid: diciembre (comidas y cócteles de Navidad) y el arranque de curso en septiembre. Si tu evento cae en esas semanas, reserva con margen.
Los servicios pequeños y recurrentes —un desayuno para diez personas, un coffee break de sala— admiten mucha menos antelación. Pregúntanos: si podemos, lo hacemos.
8. Los ocho datos que necesitamos para darte un presupuesto
Si nos escribes con esto resuelto, te mandamos propuesta sin más idas y venidas:
- Fecha y hora de inicio y fin.
- Dirección exacta y tipo de espacio (oficina, sala, coworking, exterior).
- Número aproximado de comensales.
- Formato deseado (desayuno, coffee break, comida, cóctel) o qué quieres conseguir, si no lo tienes claro.
- Dietas especiales, alergias e intolerancias, con el número de personas de cada una.
- Si hace falta menaje, mobiliario y personal de sala, o el espacio ya lo aporta.
- Si hay bebida y si incluye alcohol.
- Datos de facturación y cualquier requisito administrativo de tu empresa.
Preguntas frecuentes sobre catering de empresa en Madrid
¿Servís en oficinas y coworkings, o solo en espacios de eventos?
Servimos en los dos. Buena parte de nuestros servicios corporativos son en la propia oficina del cliente, en salas de reuniones o en coworkings de Madrid, con montaje y recogida incluidos.
¿El servicio incluye camareros y menaje?
Sí, si lo necesitas. Trabajamos con servicio integral: organización, menaje, mobiliario, cocinero y camareros. También podemos entregar solo la comida si tu espacio ya cuenta con todo lo demás; se indica en el presupuesto.
¿Podéis cubrir dietas veganas, sin gluten y alergias en el mismo evento?
Sí. Es lo habitual en nuestros servicios: en un mismo evento conviven opciones veganas, vegetarianas, sin gluten y adaptadas a alergias e intolerancias, con etiquetado y separación de raciones. Solo necesitamos saberlo al preparar el menú.
¿Cuánto cuesta un catering de empresa?
Depende del formato, del número de comensales, del espacio y de si hace falta personal y mobiliario. Trabajamos con presupuesto sin compromiso: cuéntanos el evento y te enviamos una propuesta cerrada, sin sorpresas en la factura.
¿Con cuánta antelación hay que reservar?
Cuanta más, mejor, sobre todo en diciembre y en septiembre. Para servicios pequeños y recurrentes solemos tener disponibilidad con poco margen: pregúntanos por tu fecha concreta.
Pide presupuesto para tu evento de empresa
Si ya tienes fecha, cuéntanos el evento y te preparamos una propuesta a medida. Puedes ver los formatos y servicios en nuestra página de catering para empresas en Madrid, y si lo que necesitas es un servicio diario para un centro —colegio, residencia, centro de día u hospital—, esa es nuestra línea de colectividades.
Una última cosa que nos gusta contar: CCSS es un catering con misión social. Parte de los beneficios de cada servicio se destina a proyectos de integración, en colaboración con ACCEM, Cruz Roja y la Asociación Realidades. Puedes leer qué es CCSS para entender de dónde viene ese compromiso.
Teléfono y WhatsApp: +34 606 51 24 21 · Email: info@ccss.es